Nalarnews.id, Bontang – Tidak hanya membenahi sumber daya manusia (SDM). BKPSDM Bontang juga melakukan penataan kearsipan secara terencana. Terbaru, BKPSDM Bontang melakukan penyusutan arsip dengan jadwal reterensi di bawah 10 tahun.
Kepala BKPSDM Kota Bontang Sudi Priyanto memaparkan, penyusunan arsip tertuang dalam Pasal 3, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip, sambungnya, meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Serta Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
“Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip. Sehingga penyelenggaraan kearsipan menjadi efektif dan efisien,” jelasnya.
Selain itu, pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi pada arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Termasuk sebagai upaya dalam menyelamatkan arsip yang bernilai guna.
“Berdasarkan hal itu, BKPSDM Bontang pada Selasa, 26 September 2023. Bertempat di Ruang Rapat BKPSDM Bontang dilaksanakan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip. Disaksikan unsur Inspektorat, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, dan Bagian Hukum Setda Bontang,” ungkapnya.
Sebagai informasi, arsip yang dimusnahkan berjumlah 111 berkas pada 51 boks arsip, yang memiliki retensi di bawah 10 tahun. Pemusnahan berdasarkan Surat Wali Kota Bontang Nomor 000.5.6.2/2519/DPK tanggal 19 September 2023. Serta Peraturan Daerah Kota Bontang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Lebih lanjut Sudi menjelaskan, bahwa pemusnahan arsip itu adalah ketiga kalinya dilakukan oleh pihaknya. Pertama, dilaksanakan di Aula Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang pada 14 April 2022. Kedua di BKPSDM Kota Bontang pada 29 Januari 2023.
“Pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan peraturan yang berlaku,” ujarnya.
Namun demikian, sebelum arsip dimusnahkan, arsip inaktif diseleksi dahulu dengan mengidentifikasi dan memverifikasi berkas arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Selanjutnya mendapatkan persetujuan dari wali kota Bontang.
“Kegiatan ini sebagai bukti arsip di BKPSDM telah dikelola dengan sangat baik. Karena kegiatan penyusutan arsip berupa pemusnahan arsip ini hanya dapat dilaksanakan apabila instans atau perangkat daerah telah melakukan proses yang panjang,” cakapnya. (adv/bkpsdmbontang/jr/red2)
