Tiga Tahun Berturut Juarai GAGAS, Begini Kiat BKPSDM Bontang Naikkan Nilai Audit Kearsipan

Nalarnews.id, Bontang – Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang patut berbangga. Sudah kali ketiga, atau tiga tahun berturut-turut salah satu instansi di Kota Taman, sapaan Bontang ini, meraih penghargaan dalam bidang kearsipan.

Ya, tahun ini BKPSDM Bontang kembali menjuarai sebagai terbaik 1 lomba GAGAS (Good Archival Governance Award) Kota Bontang Tahun 2024. GAGAS sendiri merupakan penghargaan tahunan yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang untuk menilai tata kelola arsip yang baik.

Kepala BKPSDM Bontang Sudi Priyanto menyampaikan, bukan hal yang mudah untuk menorehkan prestasi ini. Butuh keseriusan dan konsistensi dari semua pegawai dalam memaknai dan mencintai arsip yang dikelola secara baik dan benar.

Dalam bingkai kebersamaan itulah, BKPSDM dalam tiga tahun terakhir mampu menempatkan diri. Sebagai perangkat daerah yang menjadi lokomotif kenaikan indeks kearsipan di Kota Bontang.

“GAGAS 2024 tetap setia dalam tiga tahun berturut. Mewarnai torehan penghargaan untuk BKPSDM Bontang. Terima Kasih atas semua yang telah teman-teman yang terus menjaga komitmennya,” tuturnya.

Lantas apa yang menjadi kiat bagi BKPSDM sehingga mampu kokoh dipuncak klasemen GAGAS? Sebagaimana yang diungkapkan Sudi, bahwa banyak hal yang telah dilaksanakan di BKPSDM Kota Bontang, yang secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut.

Pertama: Komitmen Penganggaran Kegiatan

BKPSDM secara berkelanjutan terus menganggarkan berbagai kegiatan maupun pengadaan yang bersentuhan langsung dengan pengelolaan arsip, diantaranya yakni.

• Pengadaan perlengkapan, mulai dari perlengkapan yang berhubungan dengan proses penciptaan arsip seperti laptop/PC, pengelolaan arsip seperti lemari arsip dan mesin scan, sampai dengan penyusutan arsrip seperti mesin penghancur kertas;
• Penambahan record center, dengan memberikan ruang transit arsip sebelum dilakukan pemilahan, lengkap dengan fasilitas yang ada di dalamnya.
• Pengembangan Kompetensi SDM Aparatur di bidang kearsipan, yang dilaksanakan bagi arsiparis maupun pengelola arsip di Unit Kearsipan (UK) maupun Unit Pengolah (UP). Kegiatan ini disamping ditujukan bagi aparatur di BKPSDM juga menyasar arsiparis/ pengelola arsip di seluruh perangkat daerah;
• Suplemen bagi arsiparis dan pengelola arsip, yang diperuntukkan untuk menambah imun tubuh sehingga dapat selalu hidup sehat walau kerap bersentuhan dengan debu dari berkas arsip yang dikelola.

Kedua: Perkuat SDM Arsiparis dan Pengelola Kearsipan

Disamping melaksanakan pengembangan kompetensi SDM Aparatur, BKPSDM juga membangun komitmen secara bersama-sama dalam setiap kegiatan kearsipan, melalui sebagai berikut.

• Pembentukan Unit Kearsipan (UK) pada level perangkat daerah, dan Unit Pengolah pada level bidang/sekretariat;
• Membentuk tim/panitia yang selaras dengan kegiatan yang akan dilaksanakan, seperti tim/ panitia penilai arsip yang akan dimusnahkan atau diserahkan/akuisisi, termasuk melibatkan peran lintas perangkat daerah bersama inspektorat dan bagian hukum sekretariat daerah
• Berkoordinasi dan berkonsultasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kerasipan (DPK) Kota Bontang selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD);
• Secara terus menerus memenuhi kebutuhan tenaga arsiparis di seluruh perangkat daerah secara bertahap, bertingkat dan berlanjut. Termasuk berjuang mengusulkan ke pemerintah pusat agar formasi arsiparis dapat diisi dari berbagai kualifikasi pendidikan untuk kemudian menjadi bagian dari Peraturan/ keputusan Panselnas (KemenpanRB dan BKN) yang kini telah diterapkan dalam seleksi CASN;
• Kerjasama dengan perguruan tinggi Universitas Terbuka (UT) dengan memberi ruang tugas belajar mandiri kepada 6 orang ASN yang mengambil jurusan kearsipan.

Ketiga: Menjadikan LAKI Sebagai Pedoman Evaluasi

Berdasarkan Laporan Audit Kerasipan Internal (LAKI) BKPSDM Kota Bontang mengalami lonjakan nilai yang sangat signifikan. Jika di tahun 2023 yang lalu LAKI kami berada pada nilai 67,08 (Baik), maka pada tahun 2024 ini kami telah mencapai nilai LAKI 91,23 (Sangat Memuaskan). LAKI yang diterima setiap tahun dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi dan perbaikan secara terus menerus. Sub item audit akan dipelajari bersama kemudian dirumuskan langkah tindaklanjutnya dengan melaksanakan pembagian tugas dan tanggungjawab secara jelas dan terukur.

Keempat: Laksanakan Seluruh Tahapan Pengelolaan Arsip hingga Tuntas

Seluruh tahapan yang mencakup pengelolaan arsip telah dimulai dari penciptaan, pengolahan, pemeliharaan, pemilahan hingga penyusutan yang dilaksanakan baik pada arsip dinamis maupun arsip statis. Sejak tahun 2022 hingga 2024 BKPSDM Kota Bontang telah secara rutin melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip yang telah memasuki JRA (Jadwal Retensi Arsip), serta telah menyerahkan arsip statis yang dimilikinya kepada DPK Kota Bontang. kegiatan penyusutan arsip ini menjadi tanda bahwa arsip telah dikelola dengan baik, karena untuk dapat melakukan penyusutan harus melalui tahapan proses dan legalitas yang sah.

Kelima: Kreatif dan Inovatif

Terus bergerak melalui inovasi adalah cara terbaik untuk tumbuh dan berkembang mengikuti perkembangan teknologi guna memenuhi tingginya tuntutan terhadap kualitas pelayanan. Menyadari hal tersebut BKPSDM Kota Bontang dari tahun ke tahun senantiasa membangun budaya inovasi di lingkungan kerjanya, termasuk dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan, diantaranya:

• Pemusnahan arsip yang melibatkan pencipta arsip. Ada nilai kebersamaan dan memupuk rasa memiliki dari pengelola arsip yang ada di Unit Pengolah Bidang/ Sekretariat.
• Pemanfaatan teknologi informasi melalui aplikasi pelayanan kepegawaian dan pengembangan SDM yang terintegrasi dengan SPBE Kota Bontang. layanan cuti, presensi, pensiun, KGB, kenaikan pangkat, informasi gaji dan lainnya tidak lagi dilakukan melalui pemberkasan manual, namun melalui input file data yang didukung dengan elektronik tata naskah dan simpeg my ASN. Cepat, praktis dan otomatis dalam melayani.
• Kerjasama pemanfaatan limbah cacah kertas dengan pengelola sampah 3R di TPA Bontang Lestari, sehingga hasil cacah kertas pada proses pemusnahan arsip dapat tetap memberikan nilai ekonomis yang ramah lingkungan (ekonomi sirkular).
• Fumigasi yang bertujuan untuk mencegah, mengobati, dan mensterilkan bahan kearsipan, dengan menggunakan senyawa kimia yang disebut fumigan.
• Mengedukasi pengelolaan arsip kepada generasi muda, melalui Kerjasama Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan SLTA di Kota Bontang.
• Identifikasi isi boxs arsip melalui scan barcode. Sehingga memudahkan arsiparis/ pengelola arsip dalam mengidentifikasi muatan box arsip. Disamping itu pula dengan sistem pencatatan yang tersusun rapi, arsip yang dicari dapat kami temukan dalam waktu rata-rata selama 18 detik saja.
• Mitigasi penanggulangan bencana, melalui APAR yang berfungsi baik, hidran air, dan brankas tempat penyimpanan arsip vital.
• Menghadirkan foto arsip statis “Bontang Tempo Doeloe” di dinding lorong ruang kantor. Tampak sederhana namun berguna untuk menggugah semangat kecintaan terhadap Kota Bontang dan sejenak melemparkan memori ingatan ke masa lampau.

Dan masih banyak hal lainnya yang menunjukkan komitmen dan tekad bersama. Dari seluruh pegawai BKPSDM Kota Bontang dalam pengelolaan kearsipan yang  baik dan benar. Sebagai bentuk tanggung jawab akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dari ASN BerAKHLAK untuk Kota Bontang yang Hebat dan Beradab. (adv/bkpsdmbontang)

Penulis: Pewarta
Editor: Redaksi02